داشبورد مدیریتی چیست و چه کمکی به کسب و کار شما می کند؟
داشبورد مدیریتی یک پایگاه متمرکز از داده ها است که اطلاعات مربوط به مدیریت ارتباط با مشتری را به روشی پویا ارائه می کند. این سیستم می تواند، استراتژی ها و نحوه ارتباط با مشتری را بهبود ببخشد. به عبارتی دیگر داشبوردهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مجموعه ای از فعالیت های مشتری محور شما را در قالب ابزارهای گرافیکی آنلاین ارائه می کنند. یک نرم افزار داشبورد، ابزاری هوشمند برای تجزیه و تحلیل داده ها و فعالیت های تجاری شما است. مزایا و نوآوری هایی که توسط این ابزار هوشمند عرضه می شود، کاملا واضح است. بیایید با هم به قدرت این داشبوردهای مدیریتی نگاهی بیندازیم.
نکاتی در خصوص ماهیت داشبورد مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی، ابزارهای مهمی در مدیریت ارتباط با مشتری هستند. آن ها یک نمای فوری از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و فروش عرضه می کنند. معمولا داشبوردهای مدیریتی به جای متن های طولانی، بر روی تصاویر، نمودار و شکل متمرکز هستند. شما و تیم فروشتان به آسانی می توانید، از این ابزارها برای مشاهده چرخه و نمودارهای میله ای فروش استفاده نمایید. سپس شما وظایفی که باید انجام شوند و مراحلی که باید طی شوند، را تعیین خواهید کرد.
یکی از ویژگی های داشبورد مدیریتی، قابل تنظیم بودن آن است. با این انعطاف پذیری و سفارشی سازی، شما تشخیص خواهید داد، کدام معیار برای شما مهم تر است. این معیارها می توانند، استراتژی های فروش، معاملات ایمن و KPI باشند. از طرفی داشبوردهای CRM می توانند، پیشرفت اعضای تیم فروش را در حرکت به سمت یک هدف خاص، مورد ارزیابی قرار دهند.
داشبورد مدیریتی CRM
بهتر است بدانید، داشبوردهای مدیریتی با گزارش سازها تفاوت دارند. گزارش سازها نرم افزارهایی برای تهیه و ارائه گزارش های مختلف فروش می باشند. اما داشبوردها ابزارهایی هستند که متکی بر تصویر و نمودار بوده و اطلاعات را به صورت قابل درک در دسترس قرار می دهند. گزارش ها، جزئیات بیشتری را ارائه می دهند، در عین حال تهیه آن ها زمان بر می باشد. داشبوردها جزئیات را نمایش نمی دهند، اما کاملا ساده و بصری و همچنین پر سرعت می باشند.
داشبوردهای مدیریتی، سفارشی ساز هستند، بدین معنی که معیارها، رنگ ها و فونت ها در آن ها قابل تغییر است. همچنین روش نمایش داده ها می تواند، به صورت نمودار، محور، نقطه گذاری و غیره باشد. با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن که در داشبوردها وجود دارد، می توانید، فایل ها و شاخص های مورد نظر را در داشبورد خود به دلخواه جابجا نمایید.
مزایای داشبورد مدیریتی
در این جا برخی از دلایلی که کسب و کارها، نیاز به استفاده از داشبورد مدیریتی دارند را ذکر خواهیم کرد:
- تعیین چرخه فرآیند فروش: گزارش فروش، چیزی نیست که تیم شما به سرعت به آن دست پیدا کند. برای تعیین مرحله فروش، بهترین راه استفاده از داشبوردهای مدیریتی است. یک داشبورد می تواند، به فروشندگان شما بگوید که چه کاری را انجام دهند. همچنین اقداماتی که باید منتظر تکمیل فرآیند بمانند را مشخص می کند. از سوی دیگر این ابزار با تجزیه و تحلیل سریع معیارها در وقت صرفه جویی می کند.
- ساده سازی کار تیمی: تجزیه و تحلیل گزارش های فروش، تنها کار زمان بر نیست، بلکه تهیه گزارش نیز همینطور است. با داشبوردهای CRM، تیم شما می تواند، به سرعت تعیین کند که چه کاری باید انجام شود، بدون این که روی نرم افزار CRM برای تهیه گزارش کلیک کنید. این کار می تواند، صرفه جویی قابل ملاحظه ای در زمان شما انجام دهد.
داشبورد مدیریتی، ساده سازی فرایند فروش
- مرتبا به روز می شود: گزارش CRM، یک سند ثابت و بدون انعطاف است که در یک دوره زمانی معین گرفته می شود. اما داشبورد CRM، تغییرات داده های شما را دریافت کرده و آن ها را انعکاس می دهد. بدین ترتیب شما قادر خواهید بود که استراتژی ها خود را بر اساس اعداد و ارقام جدید ارائه نمایید.
- قدرتمند کردن فرآیند فروش: از آن جا که داشبورد مدیریتی CRM، کار تیمی شما را به صورت آپدیت نمایش می دهد، عملکرد کلی فروش را بهبود می بخشند. تصویری از خطوط میله ای فروش و پیشرفت کار فروش، برای تیم شما، قابل درک تر از گزارش های فروش قدیمی است. از این رو داشبوردهای مدیریتی در هدایت تیم شما عملکرد قدرتمندتری دارند.
چه چیزی را باید در داشبورد مدیریتی قرار دهید؟
- خط میله فروش: داشبورد مدیریتی به شما اجازه می دهد، خط میله فروش و پیشرفت مراحل آن را مشاهده نمایید. بدین ترتیب به معاملات در حال انجام، معاملات قدیمی و معاملات از دست رفته دسترسی خواهید داشت. معمولا خط میله فروش به صورت نوارهای افقی ظاهر می شود که پیشرفت هر مرحله در آن قابل ملاحظه است.
- جدیدترین معاملات شما: به طور کلی داشبوردهای مدیریتی اغلب معاملات را به صورت درصدی از ارزش فروش در فرصت های ممکن نمایش می دهند. اما داشبورد می تواند، به سادگی لیستی از جدیدترین معاملات را نیز نشان دهد. همچنین شما می توانید، مشتریان بالقوه را شناسایی کرده و استراتژی های مربوط را روی آن ها پیاده سازی نمایید.
- نمایش فعالیت های اخیر تیم فروش: معمولا تعداد تماس ها، ایمیل ها و سایر ارتباطاتی که تیم فروش با مشتریان برقرار می کنند، زیاد است. گاهی ممکن است، تشخیص این که چه شخصی چه کاری را انجام داده است، دشوار باشد. داشبورد CRM شما می تواند، تمامی فعالیت های تیم فروش به طور مثال بازدید از وب سایت و تعامل در صفحات اجتماعی را نمایش دهد. بدین ترتیب اگر شکاف هایی در فعالیت های تیمی خود حس کردید، رویکرد مناسب با آن را اتخاذ خواهید نمود.
- تعیین فوریت وظایف: داشبورد مدیریتی مانند هر رابط نرم افزاری خوب باید لیستی از وظایف مهم و مهلت انجام آن ها را نمایش دهد. این وظایف می توانند، دستی وارد شده و یا به صورت خودکار توسط نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تعیین شده باشند. برای تعیین خودکار اطلاعات باید گردش های کاری CRM خود را بر روی داشبورد تنظیم نموده باشید.
- شاخص های کلید عملکرد (KPI): شاخص های KPI، اصلی ترین مولفه در داشبورد CRM شما می باشند. بدون استفاده از نمایشگر KPI احتمالا تیم شما نمی تواند، دریابد که انجام کدام کار اولویت بیشتری دارد.
داشبورد CRM
در هنگام ایجاد داشبورد CRM چه مواردی را باید در نظر بگیریم؟
علاوه بر اصولی که در بالا گفته شد ،باید موارد زیر را در هنگام ایجاد داشبورد مدیریتی مدنظر قرار دهید:
- مهم ترین KPI ها: دقت کنید که تعداد KPI یا شاخص کلیدی عملکرد در داشبورد نباید بیش از حد زیاد باشد. تعداد KPI های موجود در داشبورد را محدود کرده و مهم ترین ها را در داشبورد قرار دهید. این شاخص ها می توانند، پیگیری تعداد تماس، میانگین طول خط میله فروش و زمان پاسخگویی باشند.
- مهم ترین اهداف فروش و روش ها: داشبورد مدیریتی شما مستقیما انعکاس دهنده فعالیت های تجاری شرکت شما است که در راس آن فروش قرار دارد. این اهداف می تواند، شامل تکرار فروش به مشتریان فعلی، زمان چرخه فروش برای مشتریان بالقوه و یا تمرکز بر روی محتواهای وب سایت باشد.
- ظاهر داشبورد: داشبورد CRM معمولا حاوی اطلاعات زیادی است. قرار دادن اطلاعات زیاد در طراحی داشبورد برای رسیدن به موفقیت ممکن است، وسوسه برانگیز باشد. شما باید حتما در برابر این وسوسه مقاومت کرده و فضای خالی داشبورد خود را به حداکثر برسانید. همچنین دقت داشته باشید، برای جذابیت داشبورد، حداکثر از سه رنگ گرافیکی استفاده کرده و فضا را ساده نگه دارید.
- طراحی قابل درک: طراحی هوشمند نمی تواند، به تنهایی نجات دهنده یک داشبورد مدیریتی به هم ریخته باشد. ابزارهای روی داشبورد باید به صورت کاربر پسند و با قابلیت جستجوی سریع مرتب شوند. ویجت های روی داشبورد همچنین باید کمک کننده تیم فروش شما در درک بهتر خط میله ای فروش باشند. طراحی قابل درک داشبورد، تجربه مشتری را در خرید از شما لذت بخش تر خواهد کرد.
- بهبود داشبورد: یک داشبورد مدیریتی هرگز نباید شکل ثابت و بدون انعطافی داشته باشد. شما به صورت مداوم باید در حال تست و بررسی کارایی داشبورد خود باشید. حداقل در هر سه ماه یک بار از تیم خود در مورد داشبورد سوال کرده و طراحی داشبورد خود را بهبود دهید.
داشبورد CRM
مثال هایی از داشبوردهای مدیریتی موفق
حال که عناصر کلیدی و ویژگی های داشبورد مدیریتی را درک کردید، می خواهیم، به سه نمونه داشبورد موفق نگاهی بیندازیم. CRM ها فقط ابزارهای نظارت بر خدمات مشتری نیستند، بلکه آن ها دیدی پانوراما از بخش های فروش، بازاریابی، منابع انسانی، امور مالی و غیره به شما ارائه می دهند. بدین ترتیب به بینشی عمیق برای افزایش فروش و جلوگیری از ریزش مشتری و همچنین همکاری تیمی دست پیدا خواهید کرد. در این جا به سه نمونه از داشبورد های مدیریتی موفق اشاره می کنیم.
داشبورد مدیریتی KPI
داشبورد مدیریتی KPI
شاخص های کلیدی عملکردی اولیه:
-
زمان پاسخگویی فروش
-
پیگیری تعداد تماس ها
-
فعالیت فروش
-
میانگین طول فرآیند فروش
-
میانگین ارزش قراردادها
اولین نمونه داشبوردی که ما ارائه می دهیم، متشکل از شاخص های کلیدی عملکردی (KPI) های مهم است. در این داشبورد، معیارهای گرافیکی برای بهبود زمان های فروش، سرعت پاسخ دهی به مشتریان، طول چرخه فروش و غیره مشاهده می گردد. مدیران فروش با استفاده از این داشبورد، راه های سریعی برای بررسی رفتار مشتری و در نهایت افزایش فروش پیدا می کنند.
داشبورد CMO
داشبورد CMO
شاخص های کلیدی عملکردی اولیه:
-
پیشرفت و اهداف فروش
-
نسبت بازدید وب سایت به میزان فروش
-
هزینه مربوط به هر فروش
-
نسبت فروش به MQL
-
نسبت MQL به SQL
داشبورد مدیریتی بعدی، یک نمونه کاربردی برای مشاغل B2B SaaS است که مدیریت ارتباط با مشتری در آن ها اولویت دارد. داشبورد CMO از معیارهای پیشرفته ای تشکیل شده است که برای مدیران ارشد بازاریابی ایده آل است. این داشبورد پیشرفته، فرآیندهای تصمیم گیری را ساده کرده و استراتژی های نوین را در ارتباط با مشتری ارائه می کند. در نهایت با استفاده از این نوع داشبورد، بازدهی کسب و کار افزایش پیدا خواهد کرد. شاخص های حرفه ای مانند هزینه هر فروش، MQL، SQL و اهداف فروش منجر به کاهش هزینه های غیر ضروری شده و افزایش درآمد را در پی خواهد داشت.
داشبورد فرصت CRM
داشبورد فرصت CRM
شاخص های کلیدی عملکردی اولیه:
-
تعداد فرصت های فروش
-
امتیاز فرصت های فروش
-
میانگین ارزش خرید
همه می دانیم که فروش و خدمات مشتری، ارتباط تنگاتنگی با هم دارند. بهبود رویکردهای فروش و بازاریابی منجر به تقویت خدمات دهی به مشتری می شود. داشبورد مدیریتی که مثال زدیم، دقیقا همین کار را انجام می دهد. داشبورد فرصت به تیم فروش کمک می کند که فروش به مشتریان جدید را افزایش دهند. شاخص های کلیدی که در این داشبورد وجود دارد، به اولویت بندی فرصت های فروش و طبقه بندی مشتریان می پردازد. بدنی ترتیب تیم فروش با اتخاذ تصمیمات مناسب، مدیریت بهتری روی روابط خود با مشتریان خواهند داشت.
سخن پایانی
داشبورد مدیریتی با شاخص های گرافیکی، تمامی اطلاعات مربوط به فروش را به صورت کاملا قابل درک ارائه می دهد. با استفاده از این ابزارها، استراتژی ها و رویکردهای خود را در کمترین زمان ممکن اتخاذ خواهید کرد. نمودارها و ابزارهای گرافیکی، اطلاعات دقیقی از فعالیت های تجاری شما نمایش می دهند. اگر به دنبال ساده سازی فرآیندهای مشتری محور خود می باشید، استفاده از داشبوردهای مدیریتی، رمز موفقیت شما است. با یکپارچه سازی سیستم ها، ارتباط و تعاملات بهتری با مشتریان خود برقرار کرده و در فضای رقابتی کسب و کار پیروز میدان خواهید بود.
این مقاله فقط برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.