هزینه IT برای یک تجارت کوچک چقدر است؟
برای درک مراحل محاسبه و سفارشی کردن متغیرها متناسب با کسب و کار خود ، این مطلب را دنبال کنید.
نقش فناوری در کسب و کار شما چیست؟
هزینه IT برای یک تجارت کوچک مهم است. اغلب برای ما دشوار است که اهمیت فناوری را در عملیات تجاری روزانه خود بسنجیم. این دشواری از پیچیدگی فناوری ها ناشی نمی شود. بلکه ناشی از فراگیر شدن فناوری هایی است که ما استفاده می کنیم. از سیستم فروش تا تلفن هوشمند. از دستگاه ذخیره سازی متصل به شبکه تا زیرساخت ابری. فناوری برای همه مشاغل مدرن به یک ضرورت تبدیل شده است. همه این راه حل های فناوری، بهره وری ، کارایی و اثربخشی عملیات و ارتباطات تجاری را افزایش می دهد.
“فناوری دیگر بخشی از تجارت نیست بلکه قلب تجارت است.”
اگر احساس می کنید من اغراق می کنم ، کامپیوتر و دستگاه های تلفن همراه خود را برای یک ساعت خاموش کنید و کار خود را انجام دهید. چقدر کار می توانید انجام دهید؟
هزینه IT برای یک تجارت کوچک یا برای شرکت شما چقدر است؟
هرگاه این سوال مطرح می شود ، معمولاً پاسخ این است “بستگی دارد”. اما این به عنوان یک صاحب شغل کوچک یا بزرگ به هیچ وجه کمکی به شما نمی کند. ما باید برای تمام هزینه های خود ارزش قائل شویم. اگر نتوانیم هزینه فناوری اطلاعات را در نظر بگیریم برنامه مالی ما حفره بزرگی خواهد داشت. و همه می دانیم که “شکست در برنامه ریزی به معنای برنامه ریزی برای شکست است”. بنابراین ، بیایید کمی بررسی کنیم و ببینیم آیا می توانیم پاسخ بهتری از “بستگی دارد” ارائه دهیم.
هزینه IT برای یک تجارت کوچک را می توان به طور کلی به دسته های زیر تقسیم کرد:
سخت افزار – از لپ تاپ و تلفن های هوشمند گرفته تا شبکه ها و سرورها.
نرم افزار و خدمات – از جمله برنامه ها ، و سرویس های ابری
پرسنل – حقوق ، استخدام ، آموزش
وقفه ها
اکنون مطمئناً می توان دو دسته اول را برنامه ریزی کرد. دستگاه ها و وسایلی که خریداری می کنید و برنامه ها و نرم افزارهایی که استفاده می کنید می توانند تا حد زیادی سنگ بنایی را ایجاد کنند. به طور مشابه ، می توان هزینه پرسنل را نیز تعیین کرد. شما می توانید شخص دیگری را استخدام کنید یا IT خود را برون سپاری کنید. قسمت مشکل محاسبه هزینه IT برای یک تجارت کوچک، هزینه وقفه است. چطوری انجامش میدیم؟
وقفه دو قسمت دارد یکی زمان و دومی هزینه فرصت از دست رفته. زمان از دست رفته زمانی است که کارکنان شما برای حل مشکلات فناوری اطلاعات خود یا کمک به همکاران در مسائل مربوط به فناوری اطلاعات صرف می کنند. بر اساس یک نظرسنجی ، کارمندان دفتر ایالات متحده به طور متوسط روزانه 22 دقیقه برای رسیدگی به مسائل مربوط به فناوری اطلاعات وقت تلف می کنند. این بدان معناست که بیش از 91 ساعت در سال برای رسیدگی به مسائل فناوری اطلاعات توسط هر کارمند صرف می شود. اگر این اطلاعات را با همین میزان و فرضا در ایران محاسبه کنیم :
22 دقیقه/روز 6 /هفته 50 /سال = 6600 دقیقه یا 110 ساعت در سال
اگر نرخ ساعتی ما به ازای هر کارمند حدود 35 هزار تومن در ساعت باشد، پس:
هزینه زمان از دست رفته = 110ساعت در سال /هر ساعت = 35 هزار تومان که می شود سه میلیون و هشتصد و پنجاه هزار تومان در سال به ازای هر کارمند
اگر چهار کارمند مرتبط داشته باشیم ، فقط زمان از دست رفته می تواند سالانه حدود پانزده میلیون تومان برای ما هزینه داشته باشد.
هزینه فرصت مربوط به هزینه IT برای یک تجارت کوچک چیست؟
به زبان ساده ، هزینه فرصت ، هزینه فداکاری شما در هنگام انتخاب یک گزینه بر گزینه دیگر است. وقتی مهندس نرم افزار شما به جای نوشتن کد ، وقت خود را صرف عیب یابی مشکلات اتصال به شبکه می کند، وقت خود را وقف انجام وظایفی می کند که ارزش کمتری برای شرکت شما به ارمغان می آورد. کد نوشته شده قطعاً از عیب یابی چاپگر، دارای ارزش بالاتری خواهد بود. هرچه ارزش کار یک کارمند بیشتر باشد ، هزینه فرصت بیشتر است.
بنابراین اگر شما بنیانگذار یک کسب و کار هستید و باید وقت خود را برای آپدیت لپ تاپ خود صرف کنید یا ساعت ها برای تهیه تجهیزات وای فای وقت بگذارید ، پول نقد را در توالت می ریزید. نکته پیچیده این است که این هزینه ضمنی است، یعنی شما خروجی نقدی در حساب کتابهای خود نمی بینید. بنابراین ، تجسم هزینه فرصت مربوط به هزینه IT برای یک تجارت کوچک، دشوار است و معمولاً مورد توجه قرار نمی گیرد.
وقتی کسی را استخدام می کنیم
وقتی کسی را استخدام می کنیم ، انتظار داریم از کاری که انجام می دهد مقداری پول به دست آوریم. البته، استثناهایی وجود دارد. مشاغل خاصی مانند مشاوره مدیریت و یا مشاوره در زمینه بهبود کارایی منابع انسانی به طور مستقیم درآمد برای شما ایجاد نمی کنند. اما دیگران را قادر می سازند که این کار را برای شما انجام دهند. بنابراین شرکتها به طور کلی انتظار دارند که کارکنان 2 تا 3 برابر دستمزد خود برای شرکت درآمد کسب کنند. بخش عمده ای از این هزینه ها صرف هزینه های عملیاتی و سربار می شود. بنابراین سود خالص حدود 50 تا 100 درصد خواهد بود.
با استفاده از سود محافظه کارانه 50 درصد، بیایید دوباره عملیات ریاضی انجام دهیم:
هزینه فرصت =110ساعت در سال ضربدر 35 هزار تومان در ساعت ضربدر 1.5 برابر می شود پنج میلیون و هفتصد و هفتادو پنج هزار تومان در سال برای هر کارمند
بنابراین برای چهار کارمند مرتبط می شود مبلغ حدودا بیست و سه میلیون تومان در سال که این هزینه فرصت است.
بنابراین ، هزینه فناوری اطلاعات
بنابراین، هزینه فناوری اطلاعات و یا عملکرد و مدیریت ضعیف فناوری اطلاعات برای هر کارمند جمع این دو عدد است که می شود چیزی در حدود نه میلیون و ششصد هزار تومان در سال برای هر کارمند.
برای یک شرکت کوچک پنج نفره ، این مبلغ حدود پنجاه میلیون تومان در سال خواهد بود.
در اینجا ما این محاسبه را داریم ، چیزی بسیار بهتر از “بستگی دارد”. اکنون ، این رقمی است که ما قطعاً می توانیم با آن کار کنیم. ما چند فرض را انجام داده ایم ، که ممکن است مورد به مورد متفاوت باشد. اما پس از محاسبه ، نباید بیش از حد متفاوت باشد.
هزینه وقفه مربوط به هزینه IT برای یک تجارت کوچک
وقفه هایی که در بالا محاسبه کردیم نباید با زمان وقفه در سراسر شرکت ناشی از رویدادهای بزرگتر مانند قطع شبکه یا حملات باج افزارها اشتباه گرفته شود. چنین خرابی هایی تأثیر بسیار شدیدی بر تجارت می گذارد. به ویژه اگر تداوم کسب و کار یا برنامه پشتیبان گیری داده ها وجود نداشته باشد. وقفه های طولانی مدت یا مکرر نه تنها بر درآمد شما تأثیر منفی می گذارد. بلکه شهرت شما را نیز خدشه دار کرده و اعتماد را کاهش می دهد.
تأثیر زمان خرابی همیشه بسیار بیشتر از تصور ما است. پس از وقفه ، ما به زمان نیاز داریم تا دوباره تمرکز کنیم . آنگاه به نقطه ای برسیم که قبل از وقفه بودیم. علاوه بر این ، ما باید با استرس و خستگی ناشی از خرابی و همچنین آگاهی از این که اکنون در کارمان عقب هستیم ، مقابله کنیم. حال ، چنین فاجعه ای را در فصل اوج و شلوغی کسب و کارتان تصور کنید. بله ، ترسناک است ، بسیار ترسناک!
چگونه می توان هزینه وقفه مربوط به هزینه IT را کاهش داد؟
هزینه فناوری اطلاعات مدیریت نشده و خرابی به طرز شگفت آوری بالا است. اما این چیزی است که می توان به راحتی به آن رسیدگی کرد. خبر خوب این است که اگر زمان از دست رفته را برطرف کنیم ، هزینه فرصت نیز کاهش می یابد.
مجموعه فرآیندهایی که باید به آن دقت شود:
عملیات IT به درستی مدیریت شود
سیستم IT خود را کمتر مستعد خرابی کنید
کسب و کار خود را برای رسیدگی به شرایط اضطراری آماده تر کنید و اطمینان حاصل کنید که عملیات تجاری شما می تواند به سرعت از سر گرفته شود
نیروهای با تخصص بالای خود را برای رفع امور کم اهمیت روزانه بکار نگیرید
با رشد شرکت ها ، آنها باید از موضوعات اطفاء حریق فناوری اطلاعات به سمت اتخاذ رویکرد پیشگیرانه حرکت کنند. با افزایش اندازه ، پیچیدگی های فناوری اطلاعات نیز افزایش می یابد و هزینه های فناوری مدیریت نشده و زمان خرابی نیز افزایش می یابد. داشتن مدیریت مناسب فناوری اطلاعات به ما این امکان را می دهد که باید بدون استرس کار کنیم. اگرچه ممکن است از بروز مسائل IT جلوگیری نکند ، اما دریافت پشتیبانی مناسب IT قطعاً تعداد حوادث و همچنین شدت آنها را کاهش می دهد. علاوه بر این ، داشتن یک تیم فناوری اطلاعات توانمند بسیاری از استرس ها و خستگی های ناشی از خرابی را کاهش می دهد.
آیا باید یک ارائه دهنده خدمات مدیریتی IT استخدام کنید؟
با آگاهی از تمام هزینه ها ، ممکن است بخواهید یا یک تیم داخلی فناوری اطلاعات استخدام کنید یا مدیریت هزینه IT برای تجارت کوچک خود را برون سپاری کنید. استخدام مدیریت خارجی برای عملیات فناوری اطلاعات شما می تواند گامی بزرگ برای صاحبان مشاغل کوچک باشد. با توجه به اینکه فناوری اطلاعات چگونه در استراتژی تجاری شما متناسب است ، ضروری است که از فناوری اطلاعات به عنوان مسئولیت خودداری کنید.
“به یاد داشته باشید ، تمام فناوری های جهان اگر بهره وری شما را افزایش ندهد و به شما در دستیابی به اهداف تجاری شما کمک نکند ، ارزش چندانی ندارند.”
به جای اینکه تحت تأثیر چالش های مختلف فناوری اطلاعات قرار بگیرید که قطعاً شرکت در حال رشد شما با آن روبرو خواهد شد. یک برنامه خوب انتخاب کنید تا به شما کمک کند که متوجه شوید تا چه مرحله ای نیاز به کمک خارجی دارید. این که آیا تصمیم به حفظ مدیریت فناوری اطلاعات داخلی دارید یا ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات را استخدام می کنید. باید بر اساس نتیجه نهایی شما و همچنین نحوه تأثیر فناوری اطلاعات بر پیشرفت و بهبود کارایی کسب و کار شما در نظر گرفته شود.