مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس

فرآیندهای ناکارآمد در سازمان

.فرآیندهای ناکارآمد در سازمان

فرآیندهای ناکارآمد در سازمان مانند دستگاهی است که با روغن کاری نیز، خوب کار نمی کند. فرآیندهای بسیار کارآمد یک چیز دور از ذهن هستند، در حالی که فرآیندهای ناکارآمد بسیار رایج تر هستند. چرا این یک مشکل است؟ زیرا هر سال ، شرکت ها 20 تا 30 درصد از درآمد خود را به دلیل ناکارآمدی فرآیند از دست می دهند. نیازی به گفتن نیست که درآمدهای کمتر به سود ضعیف تری تبدیل می شود.بنابراین اگر فرآیندهای سازمان های شما ناکارآمد باشد ، احتمالاً درآمدهای شما کاهش می یابد.  به این دلیل است که ناکارآمدی بر توانایی شما در ارائه تجربیات مشتری با کیفیت بالا تأثیر منفی می گذارد. آنها همچنین مانع از ورود شما به بازار می شوند و از قابلیت نوآوری شما جلوگیری می کنند.

مشکل دیگر فرآیندهای ناکارامد در سازمان این است که آنها کارکنان شما را گیج و ناامید می کنند.  بر مشارکت و انگیزه آنها تأثیر می گذارند . بر استرس آنها می افزایند و گاهی اوقات نیز به فرسودگی شغلی کمک می کنند. در نتیجه ، گردش کاری کارکنان افزایش می یابد.  هزینه منابع انسانی شما را افزایش می دهد و بار دیگر بر درآمد و سود شما تأثیر می گذارد. همه این نتایج برای رشد و موفقیت سازمان شما مضر است.

بنابراین بهترین راه مقابله با معمای کارآیی چیست؟

حتما فکر می کنید که منابع انسانی بیشتری اضافه کنید و امیدوار باشید بتوانند راهی برای کارآمدتر کردن روند پیدا کنند؟ بسیاری از سازمان ها فکر می کنند این پاسخ درستی است. اما ما خواهان اختلاف نظر  با آن ها هستیم.

همان عمل ، نتایج ضعیف

“دیوانه یک کار را بارها و بارها انجام می دهد ، اما انتظار نتایج متفاوتی دارد.” آلبرت انیشتین.

این کلمات در زمینه سازمانها و فرآیندهای ناکارامد در سازمان منطقی به نظر می رسند. البته ، انتخاب انجام یک کار مکرر ممکن است دقیقاً واجد شرایط “دیوانه کننده” نباشد. با این حال ، این تله ای است که بسیاری از آن در نقطه ای به آن دچار شده اند.

یکی از این انتخابها ، استفاده از برنامه ها و سیستمهای قدیمی ضعیف است .  حتی اگر دیگر برای رویارویی با چالش های جدید در تغییر چشم انداز کسب و کار موثر نباشند. مدیران سازمان به استفاده از آن ها ادامه می دهند.. این بسیار مشکل ساز است زیرا منجر به نقص عملکردی و جریانهای کاری غیر بهینه می شود که بر ارتباطات و همکاری در سطح سازمان تأثیر منفی می گذارد.  همچنین سازمان را مجبور می کند تا کارهای خسته کننده دستی را ادامه دهد که بهره وری را کاهش می دهد.  خطاها را افزایش می دهد و منابع را هدر میدهد.

عدم صحبت سیستم های درون سازمان با یکدیگر

در نهایت ، سیستم هایی که با یکدیگر “صحبت” نمی کنند به این معنی است که کارکنان دائما در حال تغییر بین منابع اطلاعاتی متفاوت هستند که منجر به هزینه های بالاتر ، بهره وری کمتر و گردش مالی بیشتر می شود. در سطح وسیع تری ، سیستم های قدیمی ، حفظ مزیت رقابتی ، اطمینان از رضایت مشتری یا دستیابی به رشد مداوم را عملاً غیرممکن می سازد.

یکی دیگر از رویکردهای رایج و سنتی که بسیاری از شرکت ها اتخاذ می کنند این است که منابع بیشتری را به فرآیندهای ناکارآمد سازمان اضافه کنند. با این حال ، همه ایده های قدیمی لزوما عاقلانه نیستند. و این یکی از آنهاست. به سادگی افزودن افراد بیشتر به یک فرایند خراب ، علت اصلی مشکل را برطرف نمی کند. همچنین ، کارکنان همیشه  یا تنها دلیل ناکارآمدی فرآیند نیستند.  بنابراین افزایش نیروی کار مشابه درمان بیماری با داروهای اشتباه است.

دلایل واقعی فرآیندهای ناکارامد در سازمان

“اثربخشی این است که کار درست را انجام دهید. کارایی، انجام درست همین کارها است. ” پیتر اف. دراکر

برنامه ریزی نادرست با منابع موجود یکی از عوامل مهم فرآیندهای ناکارآمد در سازمان است. عدم شناسایی ارتباطات عملیاتی، احتمالات و خطرات نیز علت دیگراست .  همچنین عدم وضوح و شفافیت در مورد مسئولیت ها ، پاسخگویی و نتایج مورد انتظار،  بازخورد ناسازگار یا ناکافی و ارتباطات ضعیف نیز کارایی را کاهش می دهد. علاوه بر این ، وقتی فرآیندها نتیجه اینرسی عملیاتی هستند (“اگر خراب نشد ، چرا باید آن را عوض کرد؟“) ، اغلب منجر به تنگناها ، افزونگی ها ، ناهماهنگی ها و دوباره کاری ها می شود. که همه اینها بازده و بهره وری فرایند را کاهش می دهد.

افزایش افراد بیشتر در یک سازمان و نتیجه گرفتن کمتر مدیران

در حال حاضر، اگر افراد بیشتری ملزم به افزایش توان در یک فرآیند خاص باشند، این نشانه رشد این روند است. در نتیجه، کسب و کار به احتمال زیاد درآمد بیشتری از آن کسب می کند که هر دو نتایج خوبی هستند. با این حال ، افزودن افراد بیشتر به فرآیندهای ناکارآمد در سازمان می تواند بر سودآوری و نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بگذارد. اینها به هیچ وجه نتایج خوبی نیستند.

با درک نکردن دلایل واقعی ناکارآمدی و هزینه های واقعی آنها ، شما در تاریکی کار می کنید. بدون این که بدانید کجا هستید یا کجا می روید. این امر به سادگی مشکلات ناکارآمدی شما را تشدید می کند و منجر به چرخه معیوب هزینه های بالا ، رقابت پذیری پایین و نتایج ضعیف می شود. اینها با افزودن افراد بیشتر به نیروی کار شما حل نمی شود.

راز بهبود ناکارآمدی فرآیند

شرکت هایی مانند نوکیا ، بلک بری ، کداک و یاهو را در نظر بگیرید. زمانی که همه آنها در بخش خود پیشرو بودند و سالها در انتظار رشد و موفقیت بودند. حتی با وجود نیروی کار عظیم و رو به رشد ، این سازمان ها موفق شدند از رادار خارج شوند و عمدتاً در ورطه عدم نتیجه ناپدید شوند.

دو دلیل عمده برای این شکست ها عدم نوآوری و عدم انطباق با واقعیت های در حال تغییر بازار بود. کداک انقلاب عکاسی دیجیتال را از دست داد. نوکیا نتوانست دوباره توجه خود را به گوشی های هوشمند و نرم افزار اسمارت فون متمرکز کند. بلک بری فناوری مبتنی بر صفحه لمسی را نادیده گرفت. و یاهو از فرصت های کلیدی که در دنیای امروز بوجود آمده بود و باید  استفاده می کرد، استفاده نکرد.

اتوماسیون هوشمند فرآیند در سازمان

اتوماسیون هوشمند فرآیند (IPA) ، اتوماسیون فرآیند رباتیک ، هوش مصنوعی و یادگیری ماشین همه راه های خوبی را برای افزودن سرعت ، سادگی و کارایی به فرآیندهای شما ارائه می دهند. با اتوماسیون کارهای تکراری ، خسته کننده یا پر زحمت ، می توانید بدون افزودن منابع بیشتر به نتایج شگفت انگیزی برسید.

در هر کاری ، می توانید بخشی از نیروی کار خود را مجدداً مورد استفاده قرار دهید تا آنها بتوانند کارهای مهم دیگر را انجام دهند و ارزش استراتژیک بیشتری را به سازمان شما ارائه دهند. اتوماسیون همچنین می تواند به شما کمک کند تا سرعت خود را در بازار افزایش دهید ، خطاها را به حداقل برسانید ، گردش کار را ساده کنید و تجربیات بهتری از مشتریان و کارکنان ارائه دهید.

بهبود ناکاآمدی فرآیند در سازمان

اینشتین درست گفت انجام یکسان کارها (افزودن منابع بیشتر) و انتظار نتایج متفاوت (فرآیندهای کارآمدتر) یک حماقت بزرگ با پیامدهای جدی طولانی مدت است. این امر به ویژه در چشم اندازهای اساسی تغییر اقتصادی امروز صادق است. آیا می خواهید فرآیندهای خود را بهبود بخشید؟ از وسواس در مورد افزایش نیروی کار خود دست بردارید و به فکر اتوماسیون و نوآوری های تکنولوژیکی باشید.

چگونه ناکارآمدی به شرکت شما آسیب می رسانند

سیستم های تجاری غیرقابل انعطاف و کهنه ، فرآیندها را پیچیده و عملیات را با مشکل مواجه می کند. آیا این در مورد سازمان شما صادق است؟

امروزه شرکت ها تحت فشار سیستم های سخت و کاربردی قرار دارند که فرآیندها را پیچیده و مانع عملیات می شوند. از طرفی اتوماسیون در سازمان هایی با فرآیند ناکارآمد، ناکارآمدی سازمان را تشدید می کند. بر اساس تحقیقات بازار ، شرکت ها سالانه 20 تا 30 درصد درآمد خود را به دلیل ناکارآمدی از دست می دهند.

این روشی  است که مدیران عامل می توانند تیم ها را برای توسعه محیط های کاری مشترک توانمند سازند. بسیاری از شرکت ها همچنان به “سازگاری” با برنامه ها و سیستم های فعلی خود ادامه می دهند. حتی اگر این کار راه حل مناسبی نباشد. متأسفانه ، شرکتها اغلب یکی از این سیستمها را برای وظیفه ای که دارای عملکرد قابل قبول برای کاری دیگر نیست ، استفاده می کنند. تصور کنید از چراغ قوه برای بازکردن گردو استفاده می کنید. اما هنوز ابزار مناسبی برای این کار نیست.

دیر یا زود ، عواقب ناشی از استفاده از راه حل های قدیمی احتمالاً مشکلی ایجاد می کند

عواقب ناشی از استفاده از راه حل های قدیمی فرآیندهای تجاری می تواند چند وجهی باشد و در نهایت به نتیجه نهایی یک شرکت آسیب برساند. در اینجا شش مشکل رایج وجود دارد که تقریباً در همه صنایع به دلیل فرآیندهای تجاری ناکارآمد، آن ها را دچار مشکل می کند

1. خود سیلوها

در کشاورزی برای اینکه محصولاتی مانند گندم و یا سایر غلات باهم مخلوط نشوند،  آن ها در انبارهای مجزایی به نام سیلو نگهداری می شوند. در کسب و کارها عدم ارتباط مناسب بین بخش های مختلف سازمان را به سیلوهایی مجزا تشبیه می کنند که در دراز مدت سبب مشکلات جدی در یک سازمان می شود.

صرف نظر از اینکه در چه صنعتی هستید یا چه نوع  خدماتی به مشتریان ارائه می دهید.  چالش مدیریت جریان فرآیند و عملیات در پلتفرم ها و سیستم های مختلف همگانی است. ترکیب وظایف خسته کننده دستی با شرکت در گردش کار روزانه نرمال ، حفظ هر گونه مزیت رقابتی را عملاً غیرممکن می کند. با این حال ، اکثر شرکتها اینگونه عمل می کنند.

مطالعاتی در مورد تأثیر سیلو بر کارایی در صنایع خاص انجام شده است. و نتیجه گیری کلی این است که سیلوها منابع زیادی را مصرف می کنند ، به ویژه از نظر انسجام بین بخشی. به عنوان مثال در شرکت سونی بخش موفق پلی استیشن آن با حسادت از استقلال خود محافظت می کرد . حتی در حالی که مدیرعامل جدید شرکت ، هاوارد استرینگر ، سعی می کرد سیلوها را خراب کند. و همین یکی از علت های آسیب، در شرکت سونی بود. سونی نتوانست از مجموعه ای از تغییرات فناوری مانند iPod و ظهور دستگاه های موسیقی دیجیتال که در آن زمان موقعیت خوبی داشت ، استفاده کند.

با استفاده از دستیار مجازی ، کارآیی کسب و کار خود را سه برابر کنید

رفع: یکی از راه هایی که شرکت ها می توانند با موفقیت سیلوهای کار را تجزیه کنند. ارائه مکانیزم هایی برای دستیابی به شفافیت و باز بودن است. ممکن است شرکت ها برای دستیابی به شفافیت ، ساده سازی ارتباطات و مدیریت عملکرد ، بخواهند “سیستم ثبت واحد” را در نظر بگیرند.سیستم های ثبت معمولاً ستون فقرات فرآیندهای اصلی کسب و کار هستند. بدون راه حلی که همه و همه را در ارتباط نگه دارد ، یک سازمان در برابر مسائل متداولی که گروه های مختلف را دچار مشکل می کند ، آسیب پذیر است.

2. ادغام ضعیف سیستم ها

رشد اتوماسیون منجر به وجود سیستم ها و راه حل های بیشتری نسبت به گذشته شده است که هریک نیازمند مجموعه ای از فرآیندها برای استفاده موفق از آن است. بر اساس یک نظرسنجی، بیش از 80 درصد از رهبران مشاغل مورد بررسی در بخش های فروش ، منابع انسانی ، تدارکات و سایر بخش ها موافق بودند که مشکلات “به دلیل وجود سیستم ها و برنامه های داخلی متفاوت است که با یکدیگر” صحبت “نمی کنند، بوجود می آیند. “در حالی که 43 درصد از کارمندان مورد بررسی گفتند اغلب مجبورند اطلاعات را کپی و جایگذاری یا مجدداً وارد کنند.

رفع: بدون یک راه حل استاندارد ، مانند یک پلت فرم SaaS که فرآیندها را ساده می کند ، کارکنان مجبور می شوند به طور مداوم بین منابع مختلف اطلاعات تغییر وضعیت دهند ، که منجر به مشکلات مربوط به بهره وری و حتی افزایش تعداد کارکنان می شود.

3. تنگناها

فقط به این دلیل که یک فرآیند به مدت طولانی به یک روش اجرا شده است لزوماً آن را به بهترین گزینه تبدیل نمی کند. اغلب ، شرکت ها به دلیل عدم دید و ناتوانی در درک تاثیر یک تنگنا ، منابع کندی فرآیندها را نادیده می گیرند.

این تنگناها گاهی اوقات ناشی از عدم تطابق با فناوری های جدید است.  یا مدیران امنیت خواستار کنترل بر روی مرحله خاصی از یک فرایند هستند. صرف نظر از دلایل آن ، موانع فرآیند می تواند باعث کندی های عمده و آثار مالی گسترده ای شود. جنرال الکتریک گزارش داد که تنها یک درصد بهبود در بازیابی نفت به ارزش 80 میلیارد بشکه اضافی در سال معادل میلیاردها دلار درآمد اضافی است. یکی دیگر از یافته های جنرال الکتریک: اجتناب از تنها یک روز کار کردن در سکوی دریایی می تواند از تولید 7 میلیون دلار در روز جلوگیری کند.

رفع: سازگاری با فناوری های جدید و باز بودن راه حل های جدید بهترین راه برای بهبود فرایندها است. از فرایندی که به نظر می رسد کسب و کار شما را کند می کند آگاه باشید و به طور فعال راهی را برای بهبود آن دنبال کنید.

4. افزونگی

یکی دیگر از مشکلات رایج برای شرکت ها در هر اندازه ، تکرار فرآیند است. تکرار مراحل، کیفیت یک فرآیند را تضعیف می کند و فرآیندهای ناکارآمد در سازمان را افزایش می دهد و کسانی را که مراحل را اجرا می کنند گیج می کند. این امر معمولاً زمانی مشاهده می شود که کمبود همکاری در بخش وجود داشته باشد.

رفع: بهبود همکاری بخش ها می تواند مزایای عمده ای را به همراه داشته باشد. یک شرکت کالاهای بسته بندی مصرفی توانست با حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده ، روند فرآیند خود را مدیریت و بهبود بخشد. این موارد شامل اتلاف وقت ، هدر رفت ، موجودی تلف شده به دلیل تولید بیش از حد ، تأخیر مشتریان ، انتظار تأییدیه ، تأخیر به دلیل دسته بندی کار ، مراحل غیر ضروری ، تکرار تلاش و خطاها و دوباره کاری است.

5. فقدان بینش

حتی وقتی شرکت ها اطلاعات هوش تجاری مناسبی در اختیار دارند ، ممکن است به دلیل فقدان ارائه داده ها در زمان واقعی ، غیرقابل دسترس یا گزارشی اشتباه باشد. احتمالاً رهبرانی که بیشترین بینش را در اختیار ندارند ، انتخاب هوشمندانه ای نخواهند داشت.

رفع : شرکت های نفت و گاز نمونه ای هستند از آنچه می توان با استفاده از تجزیه و تحلیل داده ها در زمان واقعی به دست آورد. آنها حجم عظیمی از داده ها را از چاه ها و حسگرهای تجهیزات و سایر دارایی هایی که قبلاً به کار گرفته اند ، تولید می کنند. به طور همزمان ، حفاران و کارکنان تعمیر و نگهداری با ثبت مشاهدات خود و مسائل مربوط به آنها به این حجم می افزایند. با این حال ، این داده های بالقوه غالباً غیرقابل دسترسی است یا تجزیه و تحلیل آن دشوار است زیرا در قالب متن یا در سیلوهای داده قفل شده است.

6. از دست دادن عملکرد عملیاتی

بدون درک کامل از همه اجزای کسب و کار خود ، مدیران توانایی شناسایی ضعف های مهم و برنامه ریزی برای رشد قابل پیش بینی را از دست می دهند. به بیان ساده ، آنها نمی توانند نسبت به آسیب پذیری های عملیاتی واکنش نشان دهند یا پیچیدگی های اداره یک تجارت در اقتصاد جهانی را کاهش دهند.در نهایت ، عدم مشاهده روند، منجر به خطر بیشتر ، از دست دادن اعتماد سهامداران و رشد مثبت کمتر می شود.

رفع:  فرآیندهایی که به صورت دیجیتالی تامین کنندگان ، مشتریان و دارایی ها را به هم متصل می کند. کارایی و ارزش مشتری منحصر به فردی را ایجاد می کند. این مورد از اتصال ماشین آلات در فروشگاه تا اتصال داده ها از فروشندگان دارایی های مختلف را شامل می شود. عملیات در اقتصاد دیجیتالی جدید مستلزم استفاده از اطلاعات برای الهام بخشیدن به فرآیندهای جدید است.

این مقاله تنها برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با  کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

اسکرول به بالا