مدیریت ارتباط با مشتری و کنترل هزینه در کسب و کارهای کوچک چگونه است؟

هدف از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) حفظ مشتریان برای کسب­ وکارها است. زیرا موفقیت و پایداری یک سازمان به وجود مشتریان آن وابسته است. کسب­وکارهای کوچک باید رابطه خوب و بلندمدتی با مشتریان خود پیدا کنند و آنها را راضی نگه دارند. در اینصورت می­توانند به موفقیت خود امیدوار بوده و ارزش و ثبات حرفه خود را بالا ببرند.

سازمان­ها قادرند به کمک فناوری اطلاعات، شیوه های جدیدی جهت افزایش راندمان خود و کاستن هزینه ها پیدا کنند. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) امکان مدیریت فروش  کسب­وکارهای کوچک را توسط روش­های مختلف فراهم می­سازد. این روش­ها شامل جذب مشتری جدید، نگهداری مشتریان فعال و جذب دوباره مشتریان قبلی است که دیگر ارتباط فعالی با مجموعه ندارند.

بسیاری از اطلاعات ورودی به نرم افزار حسابداری و CRM دارای کاربرد یکسان می­باشند. این اطلاعات شامل نام کالا، میزان موجودی کالا، قیمت کالا، فاکتور فروش، نام خریدار یا مشتری، مقدار مانده اعتبار خریدار و گردش تراکنش­های مشتری می­باشد. در طی پروسه های کاری، این پارامترهای ورودی در تولید اسناد و مدارک مشابهی نیز به کار گرفته خواهند شد.

کنترل هزینه در ورود و درج اطلاعات در نرم افزارهای گوناگون سخت است و امکان خطا در پروسه های تکراری را با خود دارد. احتمال دارد یکی از کارمندان با اطمینان از ورود اطلاعات در یک نرم افزار، از درج یا تکمیل فرایند داده ها در نرم افزار دیگر خودداری نماید. در نهایت پایگاه داده ای از اطلاعات ناقص و مخدوش به وجود خواهد آمد که برای هیچ یک از دو نرم افزار حسابداری و CRM قابل استناد نمی­باشد.
ایجاد تعامل و یکپارچگی بین این دو نرم افزار به کسب­وکارهای کوچک کمک می­کند که تنها یک بار اطلاعات را وارد کنند. سپس گردش اطلاعات را در مراحل مختلف مشاهده کنند و برای انجام کار تایید الکترونیکی لازم را دریافت نمایند.

طراحی نرم افزار حسابداری و ارتباط با مشتری بر چه اصولی پایدار است؟

نرم افزار های حسابداری که بر اساس مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) طراحی می شوند در پکیج های تولیدی، خدماتی، بازرگانی و پیمانکاری جهت استفاده در کسب­وکارهای کوچک ارائه می گردند. این نرم افزارها با توجه به نیازهای مشاغل و شرکت های کوچک رابط های کاربری یا User interface های بسیار ساده ای دارند. این نرم افزار می تواند در بخش های عملیاتی حسابداری و مالی، تامین خدمات و کالاها، خرید و فروش، و پشتیبانی مشتریان کارایی داشته باشد.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم افزارهای حسابداری به راحتی با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به صورت تعاملی یکپارچه سازی می شوند. در این صورت کارایی و تبادل اطلاعات میان آنها با سهولت انجام خواهد شد و علاوه بر دستیابی به نظم مالی ارتباط صحیح با مشتریان خود را حفظ خواهند کرد.
برخی از نرم افزارها جهت مدیریت هوشمند کسب­وکار های کوچک کدنویسی شده اند. نصب و راه اندازی این نرم افزارها بسیار ساده است و افراد می توانند به واسطه آن به راحتی مدیریت فروشگاه خود را در دست گیرند.
امکان یکپارچه کردن نرم افزارهای حسابداری قدیمی با CRM وجود ندارد و بایستی از ورژن های بهینه استفاده شود.

نقش داشبورد کنترلی در حسابداری و CRM چیست؟

تهیه گزارشات در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بسیار اهمیت دارد. مدیران به کمک بازبینی گزارشات مورد نیاز خود که توسط نرم افزار تولید می شود، می توانند داشبورد کنترلی خود را بسازند.

از مجموعه گزارشاتی که توسط این نرم افزار تولید می­شود گزارش حاصل از اطلاعات و سوابق تمام اشخاصی است که به نوعی با این کسب­وکار در تعامل می باشند. بسته به افراد مختلف که می توانند کارمندان، پیمانکاران، سرمایه گذاران و مشتریان باشند، سوابق و اطلاعات متفاوت هویتی و معاملاتی از آنها نگهداری می گردد. این اطلاعات جهت مدیریت مجموعه مشتریان لازم است که در داشبورد کنترلی مدیر قابل دسترسی می باشد.

داشبورد کنترلی مدیران به فرم داشبورد نموداری نیز قابل دسترسی می باشد.

 

در این حالت گزارشاتی که بر پایه متغیر های گوناگون تهیه می گردند، به صورت نمودار در داشبورد مدیریت نمایش داده می شوند. برخی از این نمودارها شامل موارد زیر است:

 

• نمودار افراد مرتبط بر اساس نوع ارتباط با مجموعه

• نمودار افراد بر اساس محل زندگی یا شهر

• نمودار فروش کالاها و خدمات مختلف

• گزارشات فروش محصولات به صورت انتخابی

• گزارش نموداری فروش بر اساس قیمت فروش محصولات

• گزارش نموداری فروش و هزینه های مرتبط با آن

• گزارشات فاکتورهای فروش بر اساس مبلغ فروش

• گزارش نموداری جهت نمایش تعداد مشتریان جذب شده بر حسب زمان

داشبورد کنترلی

توسط نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) امکان ایجاد داشبوردهای سفارشی برای مشتریان وجود دارد. این گزارشات از اطلاعات ثبت شده در پایگاه داده نرم افزار تهیه شده و در اختیار مشتریان قرار می گیرد.

نظم مالی در کسب و کارهای کوچک و نقش آن در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) چیست؟

کسب ­وکارهای کوچک با چالش های گوناگونی از قبیل نحوه جذب مشتریان جدید، مدیریت امور حسابداری و مالی، و رسیدگی به امور مشتریان مواجه می باشند. در صورت عدم مدیریت صحیح، انجام این امور می تواند روزها و هفته ها وقت زیادی از این مشاغل را به خود اختصاص دهد. نرم افزارهای حسابداری به کسب­وکارهای کوچک کمک می کند با مدیریت امور حسابداری خود به نظم مالی دسترسی پیدا کنند. به کمک این نرم افزارها امکان ذخیره اسناد و مدارک مالی به راحتی انجام پذیر است.

ارتباط بین یک نرم افزار حسابداری یکپارچه با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را می توان در یک مثال نشان داد. پس از ثبت یک پیش فاکتور در CRM و نهایی شدن آن توسط تیم فروش، تیم مالی قادر است در نرم افزار حسابداری این پیش فاکتور را مشاهده کند. سپس با تایید آن، فاکتور نهایی را صادر می کند و برای دریافت وجه و ثبت اطلاعات مالی اقدام می­نماید. پس از آن فاکتور نهایی به نرم افزار CRM انتقال می­یابد و در پرونده ارتباط با مشتری در حکم سند تکمیل خرید ثبت می گردد.

نرم افزار حسابداری

به دلیل یکپارچگی نرم افزار حسابداری با مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، تمامی این مراحل به صورت آنی و بدون هیچ خطایی طی شده و ثبت می گردد. در نرم افزارهای غیر یکپارچه، بایستی خروجی ها از یک نرم افزار گرفته شده و به صورت دستی در نرم افزار دیگر وارد گردد. در اینصورت سختی کار، امکان خطا و زمان انجام کار افزایش می یابد.

این مقاله فقط برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با  کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.