اهمیت اولویت بندی در مدیریت کسب و کار

اولویت بندی در سطح استراتژیک و عملیاتی اغلب تفاوت بین موفقیت و شکست است. اما بسیاری از سازمان ها این کار را بدرستی انجام نمی دهند. هر سازمانی به آنچه من “سلسله مراتب هدف” می نامم نیاز دارد. بدون یکی از آنها ، اولویت بندی موثر تقریباً غیرممکن است.اگر ظرفیت و نه استراتژی ، تعیین کننده این باشد که کدام پروژه ها و در چه زمانی راه اندازی شوند، شما با مشکل جدی روبرو خواهید شد. یا اینکه اگر افراد در دسترس بودند پروژه راه اندازی شود و اگر در دسترس نبودند پروژه متوقف یا کنار گذاشته شود، شما را با مشکلات زیادی روبرو خواهد کرد.

یک مثال واقعی را در نظر بگیرید: یک شرکت خدمات پستی بسته هایی را به مشتریان تحویل می دهد. مانند بسیاری از خدمات پستی دیگر ، این شرکت در عصر افزایش رقابت و جایگزین های دیجیتالی برای بقا تلاش کرده است. رهبران ارشد، کارکنان را در مجموعه ای از رویدادهای تالار شهر گرد هم آوردند که مدیرعامل از آنها خواست بر دو اولویت عملیاتی تمرکز کنند: کارآیی (کاهش زمان تحویل) و رضایت مشتری (اطمینان از تجربه خوب مشتریان).

یکی از کارمندان ، ماری ، این پیام را دریافت کرد. و تا زمانی که او بسته ها را تحویل می داد خوب کار می کرد تا اینکه یک روز در خانه با یک مرد مسن ملاقات کرد که از او خواست برای مدتی وارد خانه شود و با او صحبت کند. تمایل طبیعی ماری این بود که کمی وقت خود را با پیرمرد تنها بگذراند. انجام این کار بسیار محبت آمیز است و مطمئناً رضایت مشتری را نیز افزایش می دهد. اما بعد مشکلی پیش آمد. کارایی چطور؟ اگر او حتی چند دقیقه را صرف گفتگو با مشتری خود کند ، زمان تحویل او به تاخیر می افتد. مشکل این بود که او باید چه کار کند؟ هزاران کارمند این شرکت هر روز با مشکلاتی مشابهی روبرو می شدند.

این مخمصه یک مشکل رایج است. مدیران ارشد شرکت پستی تصور می کردند که اولویت های مشخصی را اعلام کرده اند، اما در واقع آنها یک معضل عملیاتی ایجاد کرده اند که ناشی از سردرگمی استراتژیک است.

این را با سایر شرکت های موفق مقایسه کنید. به عنوان مثال در شرکت هواپیمایی اروپایی Ryanair کاملاً واضح است که در آن کارایی، اولویت عملیاتی است و کارایی بر خدمات به مشتریان اولویت دارد. افرادی که در Ryanair کار می کنند می دانند که اولویت چیست و بنابراین می دانند چگونه زمان خود را به کار اختصاص دهند.

اولویت بندی میزان موفقیت پروژه های استراتژیک را افزایش می دهد. همسویی و تمرکز تیم های مدیریت ارشد بر اهداف استراتژیک را افزایش می دهد. در صورت مواجهه با تصمیمات ، همه تردیدها را برای تیم های عملیاتی برطرف می کند و از همه مهمتر ، طرز فکر و فرهنگ اجرایی بین کارکنان ایجاد می کند.

البته گاهی رهبران به سادگی تصمیمات اشتباه می گیرند. آنها چیز اشتباه را در اولویت قرار می دهند. مشکلی که بیشتر اوقات می بینم این است که رهبران اصلاً تصمیم نمی گیرند. آنها به وضوح قصد خود را در مورد موارد مهم نشان نمی دهند. به طور خلاصه ، آنها اولویت بندی نمی کنند.

در میان سازمان هایی که در آن ها اولیت بندی کارها از حساسیت بالایی برخوردار است بازدهی قابل توجه است. شرکتهایی که اولویت بندی در کارهای خود را آغاز می کنند، می توانند هزینه های قابل توجهی را کاهش دهند. زیرا فعالیتهای کمتر حیاتی را قطع کرده و تلاشهای تکراری ، کنار گذاشته می شوند.

تعداد اولویت های پذیرفته شده توسط یک سازمان مهم است. قابل توجه است که اگر اشتیاق خطرپذیری یک تیم اجرایی ارشد بسیار کم باشد (یا اگر آنها قادر به انتخاب سخت نباشند یا تمایل به تعیین انتخاب سخت نداشته باشند) ، آنها تمایل دارند مجموعه اولویت های سخاوتمندانه ای با تعداد بالا داشته باشند. آنها نمی خواهند ریسک عدم سازگاری ، از دست دادن فرصت بازار ، نداشتن آخرین فن آوری ها و غیره را بپذیرند. اما طبق تحقیقات ، موفق ترین مدیران بیشتر ریسک می کنند و بر تعداد کمی از اولویت ها تمرکز جدی دارند. این مدیران می دانند امروز و فردا چه چیزهایی اهمیتی دارد. در نهایت این ممکن است به معنای داشتن یک اولویت واحد باشد. هرچه تمرکز بیشتر باشد تعداد اولویت ها کمتر است.

سلسله مراتب هدف  در یک کسب و کار و سوالات مرتبط با آن

• هدف سازمان چیست و چگونه این هدف به بهترین نحو دنبال می شود؟
• چشم انداز استراتژیک این هدف چیست؟
• اولویت های تعیین شده با توجه به هدف و چشم انداز اعلام شده چیست ؟
• چه چیزی در حال حاضر و در آینده برای سازمان بیشتر اهمیت دارد؟
• اولویت های آن در حال حاضر و طی دو تا پنج سال آینده چیست؟
• با توجه به پاسخ های سوالات بالا ، کدام اولویت ها استراتژیک ترین هستند و باید تا حد امکان اجرا شوند؟
• کدام پروژه ها با هدف، چشم انداز و اولویت ها مطابقت دارد و کدام باید متوقف یا لغو شود؟
• اکنون که وضوح در مورد اولویت های استراتژیک و پروژه هایی که بیشترین اهمیت را دارند وجود دارد، بهترین افراد برای اجرای آن پروژه ها چه کسانی هستند؟

کارایی و اثر بخشی در یک کسب و کار

به طور سنتی ، شاخص های عملکرد کارها در یک کسب و کار با ورودی ها (به عنوان مثال ، محدوده ، هزینه و زمان) گره خورده است. ردیابی آنها بسیار ساده تر از خروجی ها (مانند مزایا ، تأثیر و اهداف) است. با این حال ، با وجود مشکلاتی که شرکت ها در ردیابی خروجی ها دارند، این خروجی ها هستند که واقعاً اهمیت دارند. اهداف دقیق مرتبط با نتیجه چیست که عملکرد واقعی و خلق ارزش را اندازه گیری می کند؟ توجه خود را به ورودی ها کاهش دهید و در عوض بر خروجی ها تمرکز کنید.

در بهترین حالت اولویت بندی، گفتگوی استراتژیک و همسویی در رأس سازمان را افزایش می دهد. همچنین باعث می شود در سایر قسمت های سازمان کاری شما نیز همسویی اتفاق بیافتد. هنگامی که تیم اجرایی را برای درک این امر راهنمایی می کنید، اولویت ها در سازمان و فرهنگ سازمانی آن جا می گیرد.

به اولویت های سازمان خود فکر کنید. آیا همه فعالیتهای متنوع شما در جهت منافع کل سازمان در اولویت قرار دارد؟ بهترین استفاده از ظرفیت های مالی و عملیاتی موجود و آینده سازمان چیست؟ در صورت رکود ناگهانی اقتصادی ، اولویت های شما چگونه تغییر می کند؟

حس خوب از اولویت بندی های درست سازمانی، کمک می کند تا اکثر پروژه ها و برنامه های یک سازمان را با استراتژی های آن هماهنگ کند. اما واقعیت یک سازمان بسیار پیچیده تر از آن چیزی است که بسیاری تصور می کنند. گاهی اوقات اهداف استراتژیک مشخص نیست یا وجود ندارد. اغلب بین اهداف استراتژیک شرکت و اهداف واحدهای تجاری مختلف ، بخشها یا عملکردها ، فاصله و عدم همسویی وجود دارد.

در واقع ، تطبیق همه پروژه ها و برنامه های یک سازمان با اهداف استراتژیک غیرممکن است. حصول اطمینان از اینکه حداقل مهمترین پروژه ها و برنامه ها ( فرض کنیم مثلا ده مورد اصلی ) کاملاً با اهداف استراتژیک همسو هستند ، قابل دستیابی است.

یک واقعیت مهم برای مدیران کسب و کار

با اعمال سلسله مراتب هدف ، مدیران می آموزند که تغییر اولویت ها یک واقعیت زندگی سازمانی است. در واقع هر زمان که یک سازمان یکی از اولویت های خود را کنار می گذارد، سازمان متمرکزتر می شود. هر اولویت کنارگذاشته شده یا خاتمه یافته فرصتی برای یادگیری و انجام بهتر کارهایی است که همچنان در اولویت است. اولویت ها تغییر می کنند و اگر با موفقیت مدیریت شوند ، ظرفیت تغییر اساسی سازمان ها را دارند. اما به شرطی که سطوح بالای مدیریتی انتخاب های سختی انجام دهد.

فوری یا مهم؟ نحوه اولویت بندی مدیران تجاری موفق در دنیای پر سرعت امروز

دانستن نحوه اولویت بندی یکی از کلیدهای اصلی مدیریت موفق است. این روزها اوضاع به سرعت تغییر می کند. تغییرات آنقدر سریع به نظر می رسد که همه چیز در اسرع وقت مورد نیاز است. اگر می خواهید یک سازمان را مدیریت کنید این امر دو چندان صادق است. اما فقط به این دلیل که همه چیز مهم است به این معنی نیست که همه چیز در حال حاضر 100٪ توجه شما را می طلبد. برای موفقیت در مدیریت ، باید نحوه اولویت بندی را بدانید.

تعریف اولویت بندی در مدیریت کسب و کار

اولویت بندی عبارت است از توانایی انجام همه کارها به نحوی که تاخیر را به حداقل برساند و درآمد را حداکثر کند. این همیشه آسان نیست ، اما در مدیریت کسب و کار ، برای موفقیت ضروری است.

برخی از بهترین ترفندهای اولویت بندی عبارتند از:

• استفاده از چک لیست ها

این که آیا سازمان شما دارای سیستم مدیریت پروژه است یا خیر؟ باید مطمئن شوید که لیستی از هر پروژه و کلیه مراحل آن را در اختیار دارید. اگر دقیقاً نمی دانید که تیم شما برای انجام چه کارهایی چه نیازهایی دارد ، نمی توانید وظایف را اولویت بندی کنید.

• جداسازی و ایجاد تفاوت بین فوری از مهم

موارد فوری و مهم گاهی به جای یکدیگر استفاده می شوند اما نباید آنها را یکسان در نظر بگیرید. یک کار فوری وظیفه ای است که اگر در آن روز یا طی چند ساعت آینده تکمیل نشود ، مشکلات عمده ای را برای کل پروژه ایجاد خواهد کرد. یک وظیفه مهم وظیفه ای است که مهلت مقرر دارد اما لازم نیست تا زمان رسیدن آن مهلت انجام شود.

• سازماندهی بر اساس ارزش

هر پروژه و هر وظیفه از نظر میزان اهمیت رسیدن به اهداف شما دارای ارزش نسبی است. به عنوان مثال ، اگر در حال توسعه محصول جدیدی هستید ، کارکرد درست مهندسی، ارزش فوری تری نسبت به انتخاب رنگ محصول دارد. به این ترتیب ، شما باید مهندسی را در اولویت قرار دهید و در صورت تنگ شدن زمان، زمان کمتری را نسبت به برنامه ریزی انجام شده برای انتخاب رنگ اختصاص دهید.

• اجتناب از ذهنیت عجولانه

هنگام اولویت بندی و برنامه ریزی ، ممکن است وسوسه شوید که تا جایی که ممکن است در یک روز یا یک بازه زمانی مشخص تلاش کنید. در برابر آن اصرار مقاومت کنید. تقریباً همیشه عوارض و موارد غیرمنتظره ای وجود دارد. و شما می خواهید برای رسیدگی به مسائل فوری که وقت ندارید برای آنها برنامه ریزی کنید زمان صرف کنید. به علاوه ، فشار آوردن بیش از حد به خود و کارکنان می تواند منجر به بی توجهی و در نهایت فرسودگی شود که به کیفیت کار ، بهره وری و نتیجه نهایی شما آسیب می رساند.

• دانستن زمان نه گفتن به زمان اتمام یک کار

به احتمال زیاد شما نمی توانید هر کاری را هر روز از لیست خود حذف کنید. برخی روزها ، شما مجبور خواهید بود چند مورد را ناتمام بگذارید. اما مطمئن شوید که از قبل می دانید چه چیزی می تواند تا روز بعد ناتمام بماند. اگر اولویت بندی خوبی داشته باشید ، ناتمام گذاشتن چند مورد بر توانایی کلی شما در رسیدن به اهداف تأثیر نمی گذارد.

چگونه می توانید در مورد مدیریت کسب و کار بیشتر بیاموزید؟

مدیریت خوب به دانش و توانایی زیادی برای توسعه ، آزمایش و پیاده سازی ایده های جدید نیاز دارد. اگر می خواهید مهارت های پیشرفته مورد نیاز برای موفقیت در بالاترین سطوح مدیریت کسب و کار را کسب کنید، باید مدرک دکترای مدیریت بازرگانی (DBA) را در نظر بگیرید. DBA که برای متخصصان مجرب طراحی شده است، می تواند به شما در کسب مهارتهای تجاری در سطح متخصص ، از جمله در مدیریت کمک کند.

اگر نگران هستید که وقت لازم برای گرفتن مدرک دکتری در زمینه تجارت را ندارید ، آموزش آنلاین می تواند راه حلی باشد که شما به آن نیاز دارید. به لطف فناوری مدرن ، بسیاری از برنامه های برتر DBA در حال حاضر سیستم عامل های یادگیری آنلاین را ارائه می دهند که به شما این آزادی را می دهد که مدرک خود را از خانه یا هرجای دیگری که به اینترنت دسترسی دارید دریافت کنید. علاوه بر این ، برنامه های آنلاین DBA زمان بندی انعطاف پذیر را ارائه می دهند. مدارک DBA آنلاین به جای این که مجبور باشید در زمان هایی که ممکن است با سایر مسئولیت های شما تداخل داشته باشد شرکت کنید، زمان و روز خود را انتخاب کنید و این امکان را برای شما فراهم می آورد که بتوانید به صورت تمام وقت به کار خود ادامه دهید.

توانایی اولویت بندی یک مهارت ضروری برای هر مدیر است. از طریق DBA آنلاین ، می توانید نحوه تسلط بر اولویت بندی و سایر مهارتهای ذاتی مدیریت موفق کسب و کار را بیاموزید.

آکادمی راهبرد کسب و کار ایرانیان یک موسسه معتبر است که برنامه مدرک دکترای مدیریت بازرگانی را بصورت آنلاین ارائه می دهد. گزینه های شغلی خود را گسترش دهید و مدرک خود را در قالب مناسب و انعطاف پذیر که متناسب با زندگی شلوغ شما است کسب کنید.

این مقاله فقط برای افزایش آگاهی و راهنمایی های عمومی تهیه شده است و مشاوره کاری یا حرفه ای نیست. شما نباید به اطلاعات مندرج در این مقاله بدون کسب مشاوره تخصصی خاص عمل کنید. جهت انجام مشاوره با کارشناسان خبره تماس حاصل کنید و یا در صورت تمایل برای ارتباط با  کارشناسان مرکز مشاوره کسب و کار یوناکس اینجا کلیک کنید.